Technische Zentralabrechnung
Für Verbundgruppen im Handel und Banken bieten wir umfassende Services zur Unterstützung der technischen Zentralabrechnung. Bei diesen Services kommt unsere eigene Technik und Software zum Einsatz.
Technische Zentralabrechnung
Maßgeschneiderte Services der GRÜN raw bei der technischen Zentralabrechnung.
- Automatisierung der Prüfungs- und Freigabeprozesse im Zahlungsverkehr
- OP-Verwaltung
- Implementierung der Zahlungsabwicklung im Rechnungsportal
- Technische Zentralabrechnung mit SAP (Agenturgeschäft) als gehostetes System
- Zentralregulierung und Zentralfakturierung auch als Hybrid-Lösung
- Meldesystem für externe Delcredere-Geber
- Debitorischer- und kreditorischer Zahlungsverkehr
- Verarbeitung von Fremdwährungen
Datenerfassung
Rechnungen müssen GoBD-konform erstellt und verschickt werden. GRÜN raw verarbeitet über die Zentralabrechnung daher nur Rechnungen im EDIFACT-INVOIC-Format, als Papier-Ausdruck oder PDF.
- Verarbeitung von elektronisch übermittelten Rechnungen im EDIFACT-INVOIC-Format
- Digitale Analyse der eingehenden Papier-Rechnungen zur strukturierten Datenextraktion unter Berücksichtigung der individuellen Rechnungsformulare der einliefernden Lieferanten
- Ablegen der Rechnungen in ein Dokumentenmanagementsystem nach den gesetzlichen Anforderung
Rechtssichere Datenverarbeitung
Die erfassten und zugeschickten Rechnungsdaten werden von uns verarbeitet und rechtssicher gespeichert.
- Erstellung einer einheitlichen digitalen Rechnungsdatei
- Indexierung aller Rechnungsdaten
- Speicherung der indexierten Rechnungsdaten in einer Datenbank
- Täglicher Versand der Rechnungsdaten als Arbeitskopie in der mit der Einkaufszentrale vereinbarten Form an die Einkaufszentrale als Bild und als elektronischer Datensatz (XML, ASCII, EDIFACT, Datev, ZUGFeRD, etc.)
- Datentransfer per E-Mail, FTP oder über eine AS2-Verbindung
- Archivierung der Original-Rechnungen nach den gesetzlichen Vorgaben im Rechnungsportal.
Automatismen
- Zyklische Übertragung eingehender Rechnungsbelege /-daten ins Rechnungsportal an den Kunden und den Lieferanten mit individueller Parametrisierung
- Kunden und Lieferanten erhalten über das Rechnungsportal einen Überblick über die anstehenden Finanzströme und die zugehörigen offenen Posten.
- Austausch von Informationen für den Zentralabrechnungsprozess mit der abrechnenden Bank
- Das Rechnungsportal ermöglicht dem Lieferanten die automatisierte Überprüfung des Belegempfangs beim Rechnungsempfänger für alle Belegtypen (INVOIC, Papier, PDF)
Datensicherheit
Die GRÜN raw erfüllt die hohen Sicherheitsstandards zur Aufbewahrung der Rechnungen, die in jährlichen Audits des internen Kontrollsystems durch externe Prüfungsgesellschaften überprüft werden.
- 24-Stunden-Überwachung des Firmengebäudes
- Kamera-Überwachung des Firmengebäudes und Firmengeländes
- Überwachung des Gebäudes durch ein externes Sicherheitsunternehmen
- Direkt-Benachrichtigung der Geschäftsleitung beim Öffnen von sensiblen Bereichen
- Strikte Trennung der öffentlichen Bereiche von den Arbeitsbereichen im Unternehmen
- Zugangskontrollen im Firmengebäude
- Extra gesicherte Tresorräume
